FLOWCHART PEMBELIAN TUNAI

ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM

Dosen Pengampu :

IRVAN YOGA PARDISTYA, SE., MM., AK.

Disusun Oleh :

AI NURKHOLIDAH (1510631030007)

AK 1

S1 AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS NEGERI SINGAPERBANGSA KARAWANG

KARAWANG

2015

SOAL

Ny. ATI (Staff GA)  mengisi  "Form Permintaan Barang (FPB)" rangkap 2(dua), dan menghitung total pembelian sebesar =Rp 3.5 juta, selanjutnya minta persetujuan Kepala Bagian  "GA"  PT. ADUHAI  tersebut.

FPB  yang sudah ditanda tangani oleh Kepala Bagian "GA" tersebut diserahkan kepada "Bendahara PT. ADUHAI"  dan dilakukan pengecekkan kembali oleh bendahara tersebut.

Bendahara perusahaan menyerahkan "Uang Tunai" sebesar yang diminta berikut lembar copy  "FPB"kepada Ny. ATI, dan Bendahara mengambil  lembar asli  "FPB".

Hari itu juga Ny. ATI  berangkat ke "Supermarket" terdekat dengan diantar supir perusahaan untukmelakukan pembelian kebutuhan  ATK.

Hampir satu jam lamanya Ny. ATI  berbelanja di supermarket  dan kembali ke kantor untuk segeramembuat laporan atas transaksi pembelian tunai tsb, dan nilai transaksi hari itu sebesar =Rp 3.500.000,-

Semua barang yang dibeli hari itu disimpan secara rapih dan teratur di Gudang Kecil (Gudang ATK).

Bendahara perusahaan membuat laporan harian berupa "Laporan Kas Harian (LKH)" dan diserahkankepada Dept. Finance/Accounting.

Selanjutnya Dept. Finance/Accounting  mencatatnya dalam  JURNAL HARIAN - Pembelian Tunai

Flowchart

Deskripsi Bagan Alir (Flowchart) Pembelian Tunai

            Dimulai dari Staff GA mengisi Form Pembelian Barang (FPB) 2 rangkap dan menghitung anggaran rencana pembelian. Lalu “FPB” lembar asli diserahkan kepada Kepala Bagian untuk diSetujui , “FPB” lembar copy 1 akan diarsipkan oleh Staff GA.

Setelah “FPB” lembar asli diterima oleh Kepala Bagian GA, Dan disetujui oleh Kepala Bagian GA “FPB” lembar asli diberikan kepada Bendahara.

Selanjutnya Bendahara telah menerima “FPB” lembar asli dari Kepala Bagian GA dan telah disetujui maka “FPB” lembar asli diproses untuk direalisasikan dan setelah direalisasikan dijadikan 2 rangkap, lalu lembar asli “FPB yang direalisasi”  diarsipkan oleh Bendahara dan lembar copy “FPB yang direalisasi” akan diberikan kepada Staff GA.

Setelah Staff GA menerima “FPB yang direalisasi” lembar asli, maka Staff GA mulai membelanjakan barang yang akan dibeli di Supermarket. Lalu bukti pembayaran dari Supermarket akan diproses oleh Staff GA untuk dijadikan Laporan Kas Harian (LKH). Lalu “LKH” diserahkan kepada Bendahara

Bendahara telah menerima “LKH” dari Staff GA, maka “LKH” akan digandakan menjadi 2 rangkap serta Bendahara membuat Daftar Pembelian Barang (DPB) 2 rangkap. Lembar Copy “LKH” dan”DPB” diarsipkan oleh Bendahara. Lalu, lembar Asli “LKH” diserahkan kepada Dept. Accounting dan Lembar asli “DPB” diserahkan kepada Bag. Gudang.

Setelah “LKH” lembar asli telah diterima oleh Dept. Accounting, maka akan diproses menjadi Laporan Keuangan dan dijurnal pada Jurnal Harian – Pembelian Tunai.

Jurnal yang di perlukan :

1.      Modal                                Rp3.500.000

Kas                                                      Rp3.500.000

2.      Pembelian                          Rp3.500.000

Kas                                                      Rp3.500.000

SOAL KUIS AIS

SOAL KUIS

ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM

Dosen Pengampu :

IRVAN YOGA PARDISTYA, SE., MM., AK.

Disusun Oleh :

AI NURKHOLIDAH (1510631030007)

AK 1

S1 AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS NEGERI SINGAPERBANGSA KARAWANG

KARAWANG

2015

SOAL KUIS

A

1.      Sebutkan apa itu Data, Sistem, Informasi, dan Sistem Informasi ?

2.      Sebutkan definisi Sistem Informasi Akuntansi ?

3.      Dimana letak SIA dalam organisasi ?

4.      Apakah perbedaan SIM dengan SIA

5.      Mengapa kita membutuhkan system Informasi  ?

B

1.      Buatlah skema siklus pembelian kredit dalam Sistem Informasi Akuntansi !

2.      Sebutkan dokumen-dokumen terkait didalam siklus tersebut beserta fungsinya !

3.      Buatlah skema proses bisnis perusahaan !

a.       Jelaskan bagaimana prosesnya !

b.      Siapa saja penggunanya ?

c.       Dimana letak penggunaan Sistem Informasi dalam perusahaan tersebut ?

d.      Sebutkan apa hubungan Sistem Informasi dalam perusahaan tersebut ?

JAWABAN

A

1.       

DATA	Sekumpulan penomena atau transaksi dalam dokumentasi yang akan diolah menjadi informasi
SISTEM	Suatu rangkaian prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk membantu pengolahan informasi
INFORMASI	Hasil dari data-data yang telah diolah
SISTEM INFORMASI	Suatu rangkaian prosedur dan alat-alat yang digunakan dalam mengolah data menjadi informasi untuk memudahkan pengambilan keputusan

2.      Sistem Informasi Akuntansi adalah serangkaian prosedur atau kebijakan yang digunakan dalam mengelola informasi untuk membantu pengambilan keputusan infomasi keuangan.

3.      Sistem Informasi Akuntansi terletak pada setiap peristiwa ekonomi yang mempengaruhi keuangan organisasi.

4.      Perbedaan SIA dengan SIM

SIA	SIM
SIA mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan.	SIM mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses, menganalisa, dan mengkomunikasikan semua type informasi.
Ruang lingkup SIA lebih luas dan ditujukan kepada pihak extern.	Ruang lingkup SIM lebih sempit dan ditujukan kepada pihak intern.

5.      Karena kemajuan teknologi yang sangat pesat mendorong kita untuk bisa menguasai teknologi berbasis computer, agar proses komunikasi dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien.

B

1.       

2.      Dokumen dalam Sistem Akuntansi Pembelian  Kredit
 
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian tunai dan kredit adalah sebagai berikut :

1. Surat permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut.

2. Surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi(tidak repetitif).

3. Surat order pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah ditentukan. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan yaitu:
 a. Tembusan pengakuan oleh pemasok yang dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tercantum dalam dokumen tersebut.
b. Tembusan bagi unit peminta barang
Dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan.
c. Arsip tanggal penerimaan
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak dating pada waktu yang telah ditetapkan.
d. Arsip pemasok
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.

e. Tembusan fungsi penerimaan
Dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut.

4. Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

5. Surat perubahan order pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian(substitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.
Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian yang dibuat dengan jumlah lembar tembusan yang sama dan dibagikan kepada pihak yang sama dengan yang menerima surat order pembelian.

6. Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. selain itu berfungsi juga sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepda pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran (berfungsi sebagai remmittance advice)

3.     Skema proses bisnis perusahaan jasa dan prosesnya

A. Proses Bisnis Pada Perusahaan Kontruksi

Bidang kegiatan jasa konstruksi pada umumnya meliputi perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan pekerjaan konstruksi. Kategori dasar kegiatan dapat dibagi menjadi 2 (dua) kelompok umum. Pertama kegiatan primer atau utama (primary activities) yang meliputi pemasaran, pelaksanaan proyek dan penyerahan proyek, kedua kegiatan penunjang (support activities) yaitu kegiatan yang menyediakan infrastruktur atau dukungan yang dapat membuat kegiatan utama berlangsung secara berkesinambungan antara lain adalah pengembangan SDM, pengelolaan keuangan, pengendalian mutu dan pengembangan teknologi. Secara garis besar dapat digambarkan value chain perusahaan konstruksi adalah sebagai berikut :

PT WKR

PT WKR adalah perusahaan kontruksi yang berdiri pada tahun 2007, beberapa pekerjaan telah dilakukan. Saat ini perusahaan tersebut memanfaatkan outsourcing untuk melaksanakan pekerjaannya. Dengan meningkatnya volume pekerjaan maka perlu perubahan proses bisnis yang ada pada perusahaan tersebut saat ini untuk memperbaiki kinerja perusahaan selanjutnya.

a.       Visi dan Misi

1) Visi

Menjadi perusahaan terpercaya dan pilihan utama bagi target konsumen dalam bidang Property dan yang terkait, baik di dalam maupun di luar negeri.

2) Misi

• Menciptakan produk inovatif dengan mutu terunggul dan berdaya saing tinggi.

• Menjadi market leader disetiap target pasar melalui produk bernilai investasi tinggi  

  bagi konsumen.

• Mewujudkan tempat kerja yang menarik dan menantang bagi karyawan.

• Menciptakan kerjasama yang saling menguntungkan dengan mitra kerja.

b.      Struktur Organisasi

PT WKR mempunyai 2 (dua) struktur organisasi, yang pertama pada kantor pusat sedangkan yang kedua struktur organisasi  untuk di lapangan. Struktur organisasi di kantor pusat adalah sebagai berikut:

Struktur organisasi pusat

1)Komisaris (Pemilik Perusahaan)

Ø  Mengangkat dan memberhentikan Direksi;

Ø  Menetapkan auditor eksternal untuk melakukan audit atas laporan keuangan;

Ø  Mendelegasikan kepada Direktur tentang pembagian tugas, tanggung jawab dan wewenang Direksi serta Manager.

Ø  Memperoleh informasi kinerja perusahaan baik dari Direksi maupun Manager mengenai keuangan atau hal-hal lain yang menyangkut Perusahaan secara lengkap, tepat waktu, dan teratur.

Ø  Menyetujui atau menolak kerja-sama dengan perusahaan/pihak lain yang diusulkan oleh Direksi.

Ø  Menyelenggarakan Rapat Pertanggungjawaban Direksi secara semesteran/ tahunan atau sewaktu-waktu diperlukan

  2) Direktur

Ø  Memimpin para pelaku organisasi perusahaan lainnya sehingga Perseroan dipastikan dapat berjalan sesuai RJPP dan RKAP yang telah disyahkan oleh Komisaris/Pemilik Perusahaan.

Ø  Bertanggungjawab penuh dalam menjalankan tugas untuk kepentingan perseroan sesuai ketentuan yang berlaku

Ø  Memberikan pertanggungjawaban dan segala keterangan tentang keadaan dan kinerja perusahaan kepada Komisaris/Pemilik Perusahaan;

Ø   Menyusun dan menyampaikan Laporan Tahunan untuk disahkan oleh Komisaris/Pemilik Perusahaan

Ø   Menetapkan struktur organisasi dan uraian  tugasnya

Ø Memberikan penjelasan kepada Komisaris/Pemilik Perusahaan baik secara berkala maupun sewaktu-waktu diminta

Ø  Mengangkat dan memberhentikan pekerja

3)   Bagian Pemasaran

Ø  Membuat perencanaan kegiatan pemasaran

Ø  Melakukan promosi agar perusahaan dapat dikenal

Ø  Menjaring informasi yang berpotensi dan mendukung pencarian pekerjaan

Ø  Mewujudkan informasi agar menjadi pekerjaan bagi perusahaan

Ø  Melakukan  proses penawaran dan mengikuti kegiatan tender

 4) Bagian Keuangan

Ø  Mengkoordinasikan dan menyiapkan kebutuhan anggaran dan SDM sebagai supporting pelaksanaan pekerjaan perseroan

Ø  Membuat dan mendokumentasikan laporan kinerja keuangan

Ø  Mengurus dan menyelesaikan pembayaran/penagihan kepada pihak-pihak terkait yang menjadi kewajiban/hak perseroan

Ø  Membuat laporan laporan kinerja dalam bidang

5)   Bagian Umum

Ø  Melakukan tugas surat menyurat/ korespondensi terhadap pekerjaan yang dilakukan

Ø  Mengarsipkan surat-surat yang sudah melalui proses pekerjaan

Ø  Melakukan administrasi penerimaan SDM

Ø  Mengurus admisnistrasi karyawan

Ø  Melakukan pengadaan barang terhadap kebutuhan perusahaan

Ø  Membuat laporan laporan kinerja dalam bidang

6)   Manajer Proyek

Manajer proyek merupakan perwakilan perusahaan di lapangan, sehingga mempunyai struktur organisasi tersendiri untuk memudahkan dalam melaksanakan proyek selain itu dapat mengoptimalkan kinerja perusahaan.

a)       Manajer Proyek

Menyusun personalia tim proyek yang akan membantu dalam mengelola proyek, kemudian bersama tim merencanakan pelaksanaan proyek, termasuk mengadakan sumber daya seperti bahan/material, tenaga kerja/mandor, subkontraktor dan peralatan konstruksi

b)      Bagian Perencanaan dan Pengendalian

Bertugas mengelola masalah yang terkait dengan fungsi perencanaan teknik dan pengendalian

Perencanaan

Ø  Perencanaan Metode pelaksanaan

Ø  Perencanaan gambar kerja

Ø  Perencanaan jadwal pekerjaan, jadwal bahan, jadwal peralatan dan jadwal tenaga kerja

Ø  Perencanaan mutu

Ø  Perencanaan arus kas

Ø  Perencanaan kesehatan kerja

Ø  Pemilihan subkontraktor

Pengendalian adalah proses membandingkan seluruh perencanaan seperti tersebut di atas dengan realisasi yang dicapai dalam pelaksanaannya dengan melakukan analisis terhadap deviasi yang terjadi. Apabila deviasinya negatif, hendaknya dicari cara tertentu untuk menyelesaikannya.

c)       Bagian operasional

Bertugas mengelola pelaksanaan pekerjaan di lapangan sesuai dengan fungsi operasional yang meliputi :

Ø  melaksanakan pekerjaan sesuai dngan perencanaan baik teknis maupun keuangan sebagaimana disiapkan oleh bagian perencanaan pengendalian.

Ø  Mengkoordinasikan para kepala pelaksana dalam mengendalikan dan mengontrol pekerjaan para mandor dan subkontraktor

Ø  Membina dan melatih ketrampilan para staf, tukang dan mandor

Ø  Melakukan penilaian kemampuannya sesuai dengan standar yang ditetapkan.

d)      Bagian Administrasi Umum

Mempunyai kewenangan mengelola keuangan, pembukuan, urusan umum dan SDM proyek, antara lain meliputi :

Ø  Menyiapkan urusan administrasi penagihan kepada pemilik proyek.

Ø  Melakukan pencatatan transaksi kedalam jurnal

Ø  Melakukan verifikasi seluruh dokumen transaksi pembayaran.

Ø  Mengurus masalah perpajakan dan asuransi.

 Proses Bisnis Pada PT WKR

Proses bisnis pada perusahaan konstruksi mempunyai fungsi-fungsi yang tidak jauh berbeda dengan perusahaan lainnya. Elemen-elemen yang ada saling mendukung sama lain sehingga menghasilkan output sesuai dengan yang diinginkan. Adapun proses bisnis pada PT WKR dapat digambarkan sebagai berikut :

B. Pengguna

a. Pengguna Internal, yaitu meliputi seluruh pegawai/karyawan PT.WKR baik top

    level maupun low level

b. Pengguna Ekternal, yaitu meliputi pelanggan, konsumen dan masyarakat.

      C. Penggunaan Sistem Informasi   

Pertama manajemen hubungan pelanggan menggunakan sistem informasi untuk mengkoordinasi semua bisnis yang mencakup interaksi perusahaan dengan pelanggannya. Kedua, sistem informasi juga memperkuat informasi pelanggan dari berbagai sumber sehingga perusahaan mendapat kesatuan pandangan pelanggan. Ketiga, membantu bisnis untuk mengidentifikasi peluang dan pelanggan mana yang menguntungkan untuk meningkatkan layanan pelanggan. Dan yang terakhir memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan proses penciptaan, tukar menukar, dan distribusi pengetahuan agar meningkatkan proses bisnis dan keputusan manajemen.

       D. Hubungan Sistem Informasi Dengan PT.WKR

Dalam suatu perusahaan sistem informasi sangat penting untuk kelangsungan kegiatan bisnis perusahaan tersebut. Agar proses bisnis berjalan dengan baik, pembagian kerja dalam perusaaan harus jelas. Sistem informasi dapat mempermudah kinerja perusahaan dalam mempertahankan kelangsungan bisnisnya dan juga dalam meningkatkan kinerja perusahaan dalam mewujudkan tujuan perusahaan.